Utilizando la información para medición de desempeño y control
Es muy común en nuestros días, dar por sentada la utilidad de poseer información. Es cierto que todas las personas tienen una noción aunque sea mínima de la contribución que brinda la buena información y las carencias que se sufren cuando no se la tiene. Sin embargo, se considera conveniente reflexionar un poco acerca de la información y su rol en las organizaciones, con el fin de poner en valor ciertos conceptos de sentido común, a veces olvidados en el fragor del día a día.
Para precisar mejor qué es información, podemos definirla como la comunicación o recepción de inteligencia o conocimiento.
La información es esencial para cualquier organización con o sin fines de lucro, bien administrada. La cantidad y calidad de información disponible en cada organización es un buen barómetro de la salud organizacional. Por ejemplo, ejecutivos que tienen poca información no tienen la posibilidad de diseñar y comunicar objetivos con efectividad y se ven obligados a tomar decisiones sobre la marcha, en forma intuitiva. En cambio, ejecutivos que son capaces de procesar información relevante, en forma rápida y económica pueden planear para el futuro, comunicar directivas eficientemente y reaccionar adecuadamente ante problemas y oportunidades emergentes.
En resumen, cuando se piensa en información, inmediatamente surge que esta es clave para una administración efectiva de la organización, para el logro de los objetivos y estrategias definidos.
Usos de la información
A continuación, se explicarán los usos de información desde una perspectiva funcional. La información puede ser utilizada para una variedad de propósitos. A los efectos de una mejor exposición, se clasificarán estos diversos usos, en 5 categorías:
• Toma de decisiones ? Los gerentes confían diariamente en información para mejorar sus procesos decisorios. La utilizan en dos grandes sentidos: para planificación y para coordinación.
• Control ? Los ejecutivos usan información para control cuando toman feedback acerca de los diversos activos de la empresa (disponibilidades, stock, etc.), cuando miden la performance de sus empleados y cuando monitorean el grado de cumplimiento de los objetivos.
• Fijación de prioridades ? Los gerentes envían señales a lo largo de la organización sobre sus preferencias, valores y tipos de oportunidades que quieren que sus empleados busquen y exploten. Como marca el dicho: todos miran lo que mira el jefe.
• Educación y aprendizaje ? la información es útil para permitir a la organización comprender los cambios en el ámbito interno y externo que la rodea. La información contenida en sistemas de mediciones de desempeño y control es importante para educar a gerentes y empleados sobre las fuentes de ingresos, costos y performance.
• Comunicación externa ? para interesados en general sobre la dirección y éxito de la organización (proveedores de capital, proveedores de bienes y servicios, consumidores actuales y potenciales, etc.)
Información en nuestras PyMEs
A pesar de los progresos, es común encontrar que la información para medición de desempeño y control, en el ámbito de las empresas PyMEs argentinas, sufre una serie de deficiencias: información muy limitada en cuanto a su alcance, demasiada genérica para toma de decisiones efectiva y para control, información preparada en forma tardía, cuando los hechos ya cambiaron y la misma pierde utilidad, información poco confiable y con falta de integridad.
En la actualidad, se cuenta con mejores herramientas informáticas y un mejor entendimiento general sobre como usar los sistemas de medición de desempeño y control en forma efectiva y por ende, cabe la posibilidad de superar estas deficiencias de la información enunciadas precedentemente.
En conclusión, la creación y mantenimiento eficiente de un adecuado sistema de generación de información es un imperativo para la empresa. Que le permite posicionarse mejor como empresa gestionada con información, que utiliza la intuición como un complemento en la toma de decisiones, no siendo entonces, su único recurso.
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